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Diversidad de Proveedores

Una forma de cumplir con nuestra misión de permitir a nuestros clientes ahorrar, para que puedan vivir mejor, depende de poder contar con una red de proveedores diversa, que sea capaz de ofrecer los productos y servicios que ellos quieren y necesitan.

Grandes Proveedores

Compañías de gran tamaño que poseen un importante desarrollo en venta de productos y que requieren incrementar la eficiencia, a través de la venta de altos volúmenes a bajo costo.

Interproveedores

Son empresas con las que Montserrat se proyecta a largo plazo y desarrolla iniciativas que fomentan la implementación de sistemas de calidad. Son los encargados de desarrollar las marcas propias de Montserrat en el área de productos perecederos.

Pymes

Empresas que desarrollan productos atractivos para Montserrat, pero que cuentan con menores recursos, lo que las hace más vulnerables y con menor capacidad de financiamiento. Considerando esta realidad, Montserrat ha generado instancias de capacitación y financiamiento para ellas. Para mayor información sobre este último punto, contactar: montserrat@montserrat.cl

¿Qué es EDI?

El Intercambio Electrónico de Datos (EDI por sus siglas en inglés) es una forma de compartir información a través de internet que Montserrat utiliza con sus proveedores, y que utiliza tecnología de comunicación electrónica con estándares internacionales de seguridad.

El objetivo de utilizar EDI es cerrar por medio de transacciones electrónicas las transacciones comerciales entre Montserrat y sus proveedores, optimizando recursos dentro de cada compañía que lo utilice.

Beneficios

  • – Hace más productivo el ciclo de reabastecimiento de mercaderías.
  • – Elimina el cruce manual de facturas, facilitando el proceso de conciliación.
  • – Reduce el uso de papel.
  • – Es un método seguro y confiable para el manejo de información.

Canales de comunicación

Actualmente estos son los 2 canales de comunicación para EDI:

VAN

Para proveedores que requieren que un tercero les entregue las órdenes de compra de acuerdo a sus necesidades sistémicas.

Punto a Punto

Para proveedores que desean una conexión directa para recibir sus órdenes de compra.

Formulario EDI

Por favor indíquenos bajo que modalidad EDI desea operar con nosotros:
  1. -Descargue el formulario PDF Intercambio Electrónico de Información “EDI”
  2. -Complete los datos del formulario que descargó en el punto 1.Sólo requiere adobe acrobat reader 8.0 o superior, descargar aquí.
  3. -Envíelo por mail a: montserrat@montserrat.cl

Preguntas Frecuentes

¿Quién elige con que VAN trabajar?

Cada proveedor contrata la VAN que desee de acuerdo a sus expectativas, las opciones se encuentran aquí

¿La operación punto a punto es unidireccional?

Inicialmente así será con las órdenes de compra. A futuro, con la incorporación de otros documentos en el intercambio electrónico, será en ambas direcciones.

Respecto de la sincronización de datos ¿Qué herramienta se puede utilizar para la homologación de maestras?

Retail Link para la revisión de los datos. La corrección debe ser realizada a través del comprador.

Al trabajar por Cross Dock, ¿Cómo puedo identificar la distribución de las tiendas?

En el mensaje de formato EDIFACT 96A viene indicada la distribución.

¿Se mantiene la separación de las órdenes de compra por categoría (Departamento)?

Si, es de acuerdo al proveedor de 9 dígitos, el VENDOR NUMBER.

Para algunos proveedores una orden de compra se cierra cuando el pedido es recepcionado por la sala el día de entrega independiente de la vigencia de la misma, ¿hay algo que pueda cambiar en este aspecto?

La PO queda activa 1 día más después de la fecha de cancelación (fecha de expiración de la orden de compra), mientras la PO este activa la tienda la puede recibir. Si el plazo se quiere extender más, es mejor crear una nueva PO.

Si una sala decide aplazar la entrega de un pedido en particular más allá de la vigencia de la Orden de Compra, ¿será recepcionada con el mismo número de orden de compra un día posterior, o ya estará vencida?

La PO queda activa 1 día más después de la fecha de cancelación (fecha de expiración de la orden de compra), mientras la PO este activa la tienda la puede recibir. Si el plazo se quiere extender más, es mejor crear una nueva PO.

¿Cuántos tipos de OC Centralizadas existen?

Las OC centralizadas pueden ser de tres tipos:

Inventario: orden de compra sin distribución donde la mercadería queda almacenada en el CD para ser distribuida de acuerdo a las necesidades de las tiendas.

Carrusel y PTL: orden de compra con pre distribución a tiendas. La distribución por artículo y local se hace en el CD, por lo tanto la distribución no es visible para el proveedor.

Cross-Dock: orden de compra con pre distribución a tiendas donde el proveedor entrega la mercadería distribuida por artículo y local, en pallets armados por cada uno de los locales de la pre distribución. En este caso, el mensaje de la OC incluye la información de cajas por cada artículo y local.

Algunos productos en OIF se encuentran mal creados en lo que respecta a la unidad de compra. Algunos de sus productos que debieran ser comprados por kilos están siendo comprados por unidades. ¿Cómo debiera ser canalizada esta corrección?

Con el comprador. El comprador debe solucionarlo de manera interna con ITEM FILE.

Algunos de sus productos además de ser entregados en la sala, son también entregados en pastelería o cafetería de la misma tienda. ¿Es posible que más de un ITEM haga referencia a la misma barra EAN?

Sí, un mismo código de barras puede tener más de un Item.

¿En el sistema de reposición el día en que se realiza la compra de un producto/tienda es configurable?

Sí, la configuración la hace Reabastecimiento y es por PROVEEDOR.

¿El lead time de entrega de un proveedor se configura a nivel de tienda?

Sí, se configura a nivel de tienda según su tipo de abastecimiento.

¿En el mensaje en formato Edifact96, el monto total de la OC incorpora el IVA?

No.

¿En el mensaje en formato Edifact96 se envía el DUN14 o el EAN13?

Si el proveedor tiene registrados en nuestro sistema de maestro de productos valores para el DUN14, en el mensaje Edifact será este el valor que se informe. De no existir este valor se informará el EAN13.

Términos y Condiciones Generales de Aprovisionamiento

Montserrat tiene el interés de forjar una relación constructiva y de confianza con sus proveedores. Por ello, cuenta con términos y condiciones transparentes, objetivos y conocidos con antelación por todos sus proveedores, que se encuentran contenidos en el documento llamado Términos y Condiciones Generales de Aprovisionamiento (TCGA).

Los TCGA constituyen un verdadero manual de buenas prácticas donde se explicita, entre otros puntos, que está estrictamente prohibido a los proveedores y a todo su personal o representantes, ofrecer, entregar o facilitar, directa e indirectamente, a cualquier empleado o representante de Montserrat, comisiones, regalos, prestaciones o incentivos, tengan o no valor comercial, que pretendan obtener un trato comercial más favorable. Asimismo, regulan las fechas de pago de las facturas de venta de mercaderías, a favor de los Proveedores de Menor Tamaño, “a más tardar, en la primera fecha de pago deMontserrat siguiente al transcurso del plazo de 30 días corridos, contando desde la fecha de su recepción conforme”.

Además de lo anterior,Montserrat cuenta con las siguientes iniciativas adicionales que guían su relación con los proveedores:

Defensoría del Proveedor

La Defensoría del Proveedor es una unidad creada en el marco de los TCGA con el objetivo de prevenir, acoger y resolver imparcialmente dificultades o controversias entre Montserrat y sus proveedores. Constituye un canal formal y abierto para resolver las inquietudes de los proveedores Pymes.Al menos una vez al año, Montserrat visita a sus proveedores de alimentos y les aplica una ficha de evaluación según el Reglamento Sanitario de los Alimentos y el Reglamento sobre Condiciones Sanitarias y Ambientales Básicas en los Lugares de Trabajo.Adicionalmente, se implementan auditorías de inocuidad alimentaria a los proveedores según el formato de Montserrat, poniendo especial énfasis en las condiciones de higiene.Montserrat en su constante preocupación por otorgar productos de calidad a sus clientes, frente a posibles reclamos por parte de éstos, podrá ponerse en contacto con sus proveedores, con el objeto de solicitar su cooperación y dar cumplimiento a lo convenido en los TCGA en materia de responsabilidades generales.

Control de Calidad

Al menos una vez al año, Montserrat visita a sus proveedores de alimentos y les aplica una ficha de evaluación según el Reglamento Sanitario de los Alimentos y el Reglamento sobre Condiciones Sanitarias y Ambientales Básicas en los Lugares de Trabajo.

Auditorías de Inocuidad Alimentaria

Adicionalmente, se implementan auditorías de inocuidad alimentaria a los proveedores según el formato de Montserrat, poniendo especial énfasis en las condiciones de higiene.

Reclamaciones de terceros por productos defectuosos

Montserrat en su constante preocupación por otorgar productos de calidad a sus clientes, frente a posibles reclamos por parte de éstos, podrá ponerse en contacto con sus proveedores, con el objeto de solicitar su cooperación y dar cumplimiento a lo convenido en los TCGA en materia de responsabilidades generales.

Abastecimiento Ético

Montserrat trabaja día a día en el desafío de contar con una cadena de proveedores social y ambientalmente responsables.

Para ello, se propuso las siguientes metas:

-Verificar el cumplimiento de las leyes y estándares medioambientales y laborales por parte de los proveedores y sus fábricas.

-Trabajar con los proveedores en el uso eficiente de la energía y el ahorro de recursos naturales.

-Alcanzar altos estándares de calidad y seguridad en sus productos.

-Establecer negocios solamente con proveedores que cumplan con los estándares éticos de Montserrat, y que traten con respeto a sus trabajadores.

Modelo de Planificación Conjunta de Negocios

Para avanzar en el desafío de contar con un abastecimiento responsable, contamos con un proceso de planificación conjunta de negocios, orientado a profesionalizar y profundizar la relación entre Montserrat y las empresas proveedoras.

Este modelo, que requiere construir visiones comunes y acordar desarrollos conjuntos de largo plazo, se sostiene en cinco pilares de desarrollo:

  • – Planes de crecimiento y estrategia comercial conjunta.
  • – Estrategia de abastecimiento.
  • – Desarrollo de productos y formatos exclusivos.
  • – Sustentabilidad.
  • – Seguimiento conjunto a la ejecución de los planes.

Grandes Proveedores

Como parte de su trabajo para fortalecer su red de abastecimiento, Montserrat cuenta con un proyecto de integración dirigido a grandes proveedores a través del programa CPFR (Collaborative Planning Forecasting and Replenishment), que busca alcanzar estándares de clase mundial en la gestión de la cadena de suministro.

Defensoría del Proveedor

Montserrat tiene el interés de forjar una relación constructiva y de confianza con sus proveedores, y para ello cuenta con una unidad para prevenir, acoger y resolver imparcialmente dificultades o controversias entre Montserrat y sus proveedores de mercaderías. Constituye un canal formal y abierto para resolver las inquietudes de los proveedores.

¿Cuándo el proveedor puede acudir a la Defensoría del Proveedor?

Cuando el proveedor de mercaderías tenga cualquier dificultad o controversia que se genere entre Montserrat, las filiales de Montserrat y los supermercados, con motivo de la interpretación, ejecución, cumplimiento o incumplimiento de los Términos y Condiciones Generales de Aprovisionamiento (TCGA) o los Acuerdos Particulares Complementarios, instrumentos que regulan de antemano, y en forma clara y transparente, nuestra relación con los proveedores.

¿Quiénes pueden presentar un reclamo?

Aquellos proveedores que adhieran a los TCGA y que cuenten con un APC. El reclamo deberá ser suscrito personalmente por el proveedor o por su representante, en cuyo caso deberá adjuntar el mandato respectivo.

¿Cuál es el costo, para el proveedor, de recurrir a este mecanismo?

El proceso que se inicie y desarrolle ante la Defensoría del Proveedor es gratuito para el proveedor.

¿Qué debo hacer para presentar un reclamo?

Enviar el Formulario de Reclamo Defensoría del Proveedor a clientes@montserrat.cl o a Eduardo Frei Montalva 4475, Conchalí, Santiago.

¿Cuánto dura el proceso de un reclamo?

Una vez recibido un reclamo y verificado que el contenido se ajuste a lo dispuesto en la cláusula 23.4 de los TCGA, la Defensoría deberá dar una resolución dentro de los 20 días hábiles.
Proveedores de menor tamaño (Pyme)

¿Qué se entiende por proveedores de menor tamaño?

Son aquellos proveedores que, por concepto de aprovisionamiento, realicen ventas de mercaderías a Montserrat o sus filiales por un monto anual total igual o inferior a 60.000 UF, excluido el importe que corresponda al IVA.

También incluye a los nuevos proveedores, hasta el mes siguiente a aquel en que, por concepto de venta de mercaderías a los supermercados, facture en el mes una suma superior a 5.000 UF.

No será considerado proveedor de menor tamaño aquel proveedor cuyas ventas totales anuales excedan las 100.000 UF

¿Cómo acredito que soy Proveedor de menor tamaño?

Los proveedores de menor tamaño deberán acreditar a Montserrat, en forma previa y una vez por año, su calidad de tales, mediante una solicitud por escrito a la Defensoría del Proveedor y con las copias de las doce últimas declaraciones mensuales del pago de IVA (Formulario N° 29)

¿Cuánto tiempo demora este proceso?

Desde la recepción hasta la acreditación, si cumple con los requisitos, el tiempo promedio del proceso no es mayor a 10 días hábiles.

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